Trong giao tiếp truyền thống của người Nhật có những quy tắc, lễ nghi mà mọi người đều phải tuân theo, bất kể địa vị, mối quan hệ xã hội.
Một quy tắc bất thành văn trong văn hóa giao tiếp của người Nhật là “người dưới” chào “người trên” trước, trong đó người lớn tuổi là người trên của người ít tuổi, nam là người trên đối với nữ, thầy là người trên, khách là người trên…
Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ và rất thấp. Đây là hình thức cao nhất, biểu hiện sự kính trọng sâu sắc và thường sử dụng trước bàn thờ trong các đền của Thần đạo, chùa của Phật giáo, trước Quốc kỳ, trước Thiên hoàng.
Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ nguyên 2-3 giây. Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm
Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng một giây, hai giây.
Người Nhật chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu thì phải chào theo lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào. Ngay cả người Nhật cũng thấy những nghi thức cúi chào này hết sức rườm rà nhưng nó vẫn tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này qua thế hệ khác và cho đến tận ngày nay.
Giao tiếp mắt: Người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà họ thường nhìn vào một vật trung gian như caravat, một cuốn sách, đồ nữ trang, lọ hoa…, hoặc cúi đầu xuống và nhìn sang bên. Khi nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối thoại thì bị xem là thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực.
Sự im lặng: Người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ tin rằng nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều. Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói ra là quyết định sau cùng. Im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác.
Gián tiếp: Người Nhật thường ít giải thích những gì họ ám chỉ và những câu trả lời cũng rất mơ hồ. Họ không bao giờ nói “không” và chẳng thể hiện rằng họ không hiểu. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm những yêu cầu của người khác họ thường nói “điều này khó”.
Dù người Nhật rất khoan dung với người nước ngoài, nhưng sẽ là một lỗi lớn khi nói chuyện với người có địa vị cao hơn mà không dùng kính ngữ. Kính ngữ “san” có thể dùng khi bạn nói tiếng Anh nhưng đừng dùng nó để gọi chính mình.
Với người Nhật, việc tặng tiền thường bị xem là thô lỗ. Tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ em trong năm mới.
Vẫy tay: Khi gọi ai đó bằng cách vẫy tay, nên để tay thẳng, lòng bàn tay hướng xuống, sau đó quạt các ngón tay xuống, sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu chỉ tay trực tiếp vào người khác, thay vào đó ta mở rộng bàn tay ngửa lên trên như thể đang bưng một cái mâm và chỉ về phía người đó.
Ở Nhật, có rất nhiều từ, cụm từ mang ý nghĩa xin lỗi. Xin lỗi lịch sự, xin lỗi vì vấn đề nghiêm trọng, xin lỗi với thái độ hối lỗi, xin lỗi vì muốn khiêm nhường, xin lỗi nguyên câu, hoặc xin lỗi dạng lược bớt khi trong mối quan hệ thân mật…
Điều đầu tiên dễ nhận thấy nhất là người Nhật thường xuyên sử dụng những lời “cảm ơn”, “xin lỗi”. Điều này gây không ít bất ngờ, thậm chí khó hiểu cho những ai lần đầu tiên đến Nhật.